Digitalizar procesos logísticos con software a medida puede transformar radicalmente un negocio, reduciendo costos, aumentando eficiencia y eliminando errores manuales. Pero también hemos visto cómo algunas empresas caen en errores comunes que les terminan costando tiempo, dinero y muchos dolores de cabeza. Desde Dacompass queremos compartir nuestra experiencia para que no te pase lo mismo.
1. Empezar sin un mapeo claro del proceso
Un error común es lanzarse a digitalizar sin realizar primero un análisis exhaustivo del proceso actual. Muchas empresas subestiman la importancia de entender claramente cada paso operativo antes de digitalizar, lo que puede provocar omisiones importantes y errores frecuentes.
En nuestra experiencia hemos pasado por ambos escenarios: proyectos que evolucionaron continuamente porque la extracción inicial de requerimientos fue incompleta, así como proyectos donde invertimos tiempo en entrevistas profundas y análisis detallados, logrando sistemas robustos desde el primer día.
Consejo: Dedica tiempo inicial al análisis para evitar correcciones constantes más adelante.
2. Expectativas poco realistas sobre tiempos y costos
Es frecuente que exista presión para obtener resultados rápidos, lo cual conduce a estimaciones demasiado optimistas. Muchos proyectos enfrentan retrasos significativos por subestimar la complejidad real y los recursos necesarios, generando frustración y costos adicionales.
En nuestro caso, hemos enfrentado situaciones donde se buscan soluciones rápidas para problemas que requieren tiempo y esfuerzo considerable (y mayor del disponible). Para estos casos, lo mejor es explicar los motivos por los cuáles se requiere cierto tiempo o recursos para desarrollar un sistema de la forma más sostenible a largo plazo posible.
Consejo: Establece expectativas realistas desde el principio. Explica claramente qué implica cada etapa del desarrollo.
3. Digitalizar todo a la vez (en lugar de ir por fases)
Intentar digitalizar simultáneamente todos los procesos logísticos incrementa considerablemente el riesgo de fallos graves, debido a la complejidad que implica. Abordar la digitalización en fases bien definidas minimiza interrupciones y facilita la gestión de cambios.
Para esto, recomendamos implementaciones parciales, comenzando con un centro o un proceso específico que irá escalando gradualmente, lo que permite un mejor control y adaptación para el cliente, los usuarios y los equipos involucrados.
Consejo: Divide tu proyecto en fases y consigue victorias tempranas que faciliten la adopción gradual.
4. Priorizar soluciones baratas (lo barato sale caro)
Optar por soluciones más económicas sin evaluar adecuadamente su calidad y sostenibilidad puede ser tentador, pero arriesgado. El uso de hardware o software inadecuado puede causar interrupciones en las operaciones logísticas y pérdidas económicas importantes.
En Dacompass recomendamos a nuestros clientes identificar claramente cuáles son las prioridades que deberán ser incluidas en un sistema desde un inicio y qué características podrán ser incorporadas en un futuro. De esta forma se logra evitar características que funcionen a corto plazo, pero que en el largo plazo representen retrabajo (y con ello, su financiamiento).
Consejo: Evalúa el costo-beneficio real de soluciones económicas que podrían ser temporales y poco sostenibles.
5. Mala integración con otros sistemas
Ignorar cómo el nuevo software interactuará con los sistemas existentes es un error común, generando datos inconsistentes y procesos manuales adicionales. Los problemas de integración pueden aumentar significativamente el esfuerzo en mantenimiento.
Por ello, desarrollamos soluciones de integración eficientes mediante middleware, APIs y bases de datos para garantizar la fluidez operativa desde el primer día. Somos expertos en generar sistemas que se entiendan entre sí, logrando altos niveles de consistencia de datos.
Consejo: Considera siempre cómo se comunicará tu nuevo sistema con los existentes, usando middleware si es necesario.
6. No pensar en la escalabilidad futura
Muchos proyectos se diseñan considerando únicamente las necesidades actuales, sin prever el crecimiento o cambios futuros en la operación. No considerar la escalabilidad puede llevar a costosas reconstrucciones de sistemas cuando la operación crece.
En Dacompass buscamos siempre diseñar soluciones que sean flexibles y escalables desde su concepción, previniendo complicaciones cuando la empresa crezca o cambie su alcance. Además, una correcta extracción de requerimientos permite identificar qué partes del sistema verán un gran uso en el futuro y, por lo tanto, desde el inicio deben ser óptimas.
Consejo: Diseña tu software pensando en la escalabilidad, especialmente si prevés crecer.
7. Ignorar la experiencia de usuario (UX)
Una buena experiencia de usuario no solo facilita el trabajo diario, sino que también reduce errores y aumenta la eficiencia operativa. Los sistemas con mala usabilidad incrementan significativamente la posibilidad de errores humanos.
Entendemos que las interfaces amigables y adaptadas al contexto específico de uso son esenciales. Por este motivo, sabemos que contar con un equipo UI/UX que entienda al usuario final es indispensable.
Consejo: Siempre considera la importancia del diseño y usabilidad. Incluye siempre feedback de los usuarios finales.
8. Integrar incorrectamente hardware especializado
No realizar adecuadamente la integración con hardware especializado como escáneres puede deteriorar considerablemente la eficiencia operativa. El uso incorrecto de APIs o hardware especializado provoca fallos constantes en las operaciones diarias.
En Dacompass utilizamos SDKs oficiales y realizamos pruebas intensivas para asegurar que nuestro software aproveche correctamente el potencial del hardware. Realizar pruebas con equipos que se utilizarán en la operación real desde el inicio del desarrollo es altamente efectivo para evitar sorpresas más adelante.
Consejo: Utiliza SDKs oficiales y realiza pruebas con el hardware real desde las fases iniciales.
9. No considerar la operación offline
Asumir disponibilidad constante de internet es imprudente, especialmente en contextos operativos donde la conectividad puede fallar. Tener siempre opciones offline robustas es esencial para mantener la continuidad operativa.
Para afrontar este reto, hemos implementado soluciones que almacenan temporalmente datos y sincronizan automáticamente cuando hay conexión, garantizando continuidad operativa. La combinación entre manejo offline y retroalimentación al usuario es clave para aplicaciones móviles y de escritorio en situaciones donde no se cuente con conexión.
Consejo: Siempre ten un plan para operar offline, porque la conectividad perfecta no existe.
10. Pruebas insuficientes antes del lanzamiento
Realizar pocas pruebas o demasiado limitadas puede ocultar problemas críticos hasta que es demasiado tarde. Las pruebas exhaustivas en condiciones reales son esenciales para garantizar un lanzamiento exitoso.
En Dacompass enfatizamos en realizar pruebas rigurosas y cercanas a las condiciones reales del cliente, evitando sorpresas desagradables en producción.
Consejo: Realiza pruebas exhaustivas y reales antes de salir a producción. Invierte tiempo en esto para evitar problemas graves más adelante.
Bonus: Falta de capacitación y gestión del cambio con el personal
Muchas empresas olvidan la importancia de preparar adecuadamente a sus trabajadores para utilizar los nuevos sistemas, lo que puede derivar en resistencia al cambio o errores operativos frecuentes.
En Dacompass ofrecemos capacitación específica aprovechando nuestro conocimiento profundo del software, facilitando la transición y asegurando una adopción efectiva del sistema.
Consejo: Invierte en capacitación y gestión del cambio para garantizar que todos los usuarios puedan aprovechar al máximo el nuevo sistema.
Conclusión
Digitalizar procesos logísticos no tiene por qué ser complicado si evitas estos errores comunes. Con planificación cuidadosa, expectativas realistas y atención constante al detalle, cualquier empresa puede obtener beneficios significativos de la digitalización. En Dacompass sabemos que la clave está en ser proactivos y trabajar en equipo con nuestros clientes para alcanzar juntos el éxito.